home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / MISCEOUS / FEDREC.LZH / CH3 < prev    next >
Text File  |  1992-12-02  |  9KB  |  169 lines
  1.  
  2.                                 THE PRIVACY ACT
  3.  
  4.  
  5.          **  What is the Privacy Act?
  6.  
  7.            The federal government compiles a wide range of information
  8.          on individuals. For example, if you were ever in the military
  9.          or employed by  a federal agency, there should  be records of
  10.          your service. If you have ever applied for a federal grant or
  11.          received a student loan certified  by the government, you are
  12.          probably the  subject of a  file. There are  records on every
  13.          individual who has ever paid income taxes or received a check
  14.          from Social Security or Medicare.
  15.  
  16.            The Privacy  Act, passed by  Congress in 1974,  establishes
  17.          certain controls over what  personal information is collected
  18.          by  the  federal  government  and  how  it  is  used. The Act
  19.          guarantees three primary rights: (1) the right to see records
  20.          about yourself, subject ot  the Privacy Act's exemptions, (2)
  21.          the  right  to  amend  that   record  if  it  is  inaccurate,
  22.          irrelevant, untimely, or incomplete, and (3) the right to sue
  23.          the  government  for  violations  of  the  statute  including
  24.          permitting  others to  see your  records unless  specifically
  25.          permitted by the Act.
  26.  
  27.            It  also   provides  for  certain   limitations  on  agency
  28.          information  practices,  such  as  requiring that information
  29.          about a person be collected  from that person to the greatest
  30.          extent practicable;  requiring agencies to  ensure that their
  31.          records  are  relevant,  accurate,  timely  and complete; and
  32.          prohibiting agencies from  maintaining information describing
  33.          haw an individual exercises his or her First Amendment rights
  34.          unless the  individual consents to it,  a statute permits it,
  35.          or it  is within the  scope of an  authorized law enforcement
  36.          investigation.
  37.  
  38.          **  What information may I request under the Privacy Act?
  39.  
  40.            The Privacy Act applies only to documents about individuals
  41.          maintained by agencies in the executive branch of the federal
  42.          government. It applies to these records only if they are in a
  43.          "system"  of records,  which means  they are  retrieved by an
  44.          individual's  name,  social  security  number,  or some other
  45.          personal identifier. In other words, the Privacy Act does not
  46.          apply to  information about individuals  in records that  are
  47.          filed under other subjects,  such as organizations or events,
  48.          unless  the  agency  also   indexes  and  retrieves  them  by
  49.          individual  names or  other personal  identifiers. Like  the
  50.          FOIA,  the Privacy  Act does   not apply  to records  held by
  51.          Congress,   the   courts,   local   governments   or  private
  52.          organizations (except for the limitation  upon the use of the
  53.          social security account number, which does apply to state and
  54.          local governments).
  55.  
  56.           There are  10 exemptions to  the Privacy Act  under which an
  57.          agency can  withhold certain kinds  of information from  you.
  58.          Examples  of exempt  records are  those containing classified
  59.          information on national security or those concerning criminal
  60.          investigations. Another  exemption often used  by agencies is
  61.          that  which  protects  information   that  would  identify  a
  62.          confidential   source.  For   example,  if   an  investigator
  63.          questions  a  person  about  your  qualifications for federal
  64.          employment  and  that  person  agrees  to  answer only if his
  65.          identity is protected, then his  name or any information that
  66.          would identify him can be withheld. The 10 exemptions are set
  67.          out in the Act.
  68.  
  69.            If you are interested in  more details, you should read the
  70.          Privacy Act in its entirety. Though the Act is too lengthy to
  71.          publish as part of this brochure, it is readily available. It
  72.          is printed in the U.S. Code  (Section 552a of Title 5), which
  73.          can  be found  in many  public and  school libraries. You may
  74.          also  order a  copy of  the Privacy  Act of  1974, Public Law
  75.          93-579,  from  the  Superintendent  of  Documents.
  76.  
  77.          ** Whom do  I contact in federal government  with my request?
  78.             How do I get the right address?
  79.  
  80.            As  with the  FOIA, no  one office  handles all Privacy Act
  81.          requests. To locate the proper agency to handle your request,
  82.          follow the same guidelines as  for the Freedom of Information
  83.          Act.
  84.  
  85.          **  How do I know if an agency has a file on me?
  86.  
  87.            If you think  a particular agency has a  file pertaining to
  88.          you, you may write to the  Privacy Act Officer or head of the
  89.          agency. Agencies  are generally required to  inform you, upon
  90.          request, whether or not they  have files on you. In addition,
  91.          agencies are required to report publicly the existence of all
  92.          records systems  they keep on individuals.  The Office of the
  93.          Federal Register annually compiles and publishes (or updates)
  94.          a list of systems and any  exemptions that apply to each. The
  95.          multi-volume   work,   called   the   Privacy  Act  Issuances
  96.          Compilation,  is  available  at   most  large  reference  and
  97.          university libraries.
  98.  
  99.          **  How do I request information under the Privacy Act?
  100.  
  101.            Write a  letter to the agency  that you believe may  have a
  102.          file pertaining  to you. Address your  request to the Privacy
  103.          Act  Officer  or  head  of  the  agency,  such as "Secretary,
  104.          Department of  Health and Human  Services." Be sure  to write
  105.          "Privacy  Act request"  clearly on  both the  letter and  the
  106.          envelope.
  107.  
  108.            Most agencies  require some proof  of identity before  they
  109.          will give you  your records. Therefore, it is  a good idea to
  110.          enclose proof  of identity (such  as a copy  of your driver's
  111.          license)  with your  full name  and address.  Do not send the
  112.          original  documents.  Remember  to   sign  your  request  for
  113.          information,   since   your   signature    is   a   form   of
  114.          identification.  (A  notarized  signature  is  better  and is
  115.          required by many  agencies.) if an agency needs  more proof of
  116.          identity before releasing your files, it will let you know.
  117.  
  118.            Give as much information as  possible as to why you believe
  119.          the agency  has records about you.  The agency should process
  120.          your request or contact you for additional information.
  121.  
  122.          **  What about  costs for  getting records  under the Privacy
  123.              Act?
  124.  
  125.            Under the  Privacy Act, an  agency can charge  only for the
  126.          cost of copying records for  you, not for time spent locating
  127.          them.
  128.  
  129.          **  How long will it take to answer my request?
  130.  
  131.            Under  the terms  of the   Privacy Act,  the agency  is not
  132.          required to reply to a request within a given period of time.
  133.          However,  most agencies  have  adopted  the 10-day  period in
  134.          their regulations. If you do  not receive any response within
  135.          4 weeks  or so,  you might  wish to  write again, enclosing a
  136.          copy of your original request.
  137.  
  138.          **  What  if  I  find  that  a  federal  agency has incorrect
  139.              information about me in the files?
  140.  
  141.            The  Privacy  Act  requires  agencies  maintaining personal
  142.          information  about  individuals  to  keep complete, accurate,
  143.          timely and  relevant files. If,  after seeing your  file, you
  144.          believe  that any  fact is  incorrect and  should be amended,
  145.          write to the agency official  who released the record to you.
  146.          Include all  pertinent documentation for each  change you are
  147.          requesting. The agency will let  you know if further proof is
  148.          needed.  The Act  requires an   agency to  notify you  of the
  149.          receipt of  such an amendment request  within 10 working days
  150.          of  receipt. If  your request  for amendment  is granted, the
  151.          agency will tell you precisely what will be done to amend the
  152.          record.  You may  appeal any  denial. Even  is an agency also
  153.          denies your appeal, you have  the right to submit a statement
  154.          explaining why you  think the record is wrong  and the agency
  155.          must attach your statement to the record involved.
  156.  
  157.          **  What  recourse  do  I  have  if  I  am denied information
  158.              requested under the Privacy Act?
  159.  
  160.            There is no required procedure for Privacy Act appeals, but
  161.          an agency should advise you  of its own appeal procedure when
  162.          it makes  a denial. Should  the agency deny  your appeal, you
  163.          may take the  matter to court. If you win  your case, you may
  164.          be awarded court costs and attorney's fees.
  165.  
  166.  
  167.  
  168.                                     ******
  169.